E-podpis, czyli elektroniczne poświadczanie oryginalności dokumentów

Nic dziwnego, że dobie ciągłej cyfryzacji powstają kolejne narzędzia ułatwiające nie tylko codzienne prywatne życie, ale i wiele kwestii biznesowo-zawodowych. Jedną z takich opcji jest e-podpis, który w ostatnich latach zyskał dużą popularność. Czym on jest i dlaczego zdobył tak wielu zwolenników?

Czym jest e-podpis?

Podpis elektroniczny odnosi się m.in. do różnych metod potwierdzania oryginalności dokumentu oraz tożsamości jego nadawcy przy wymianie danych w formie elektronicznej. Powinien on spełniać te same warunki i kwalifikować się w identyczny sposób, co zwykły podpis na papierowej kartce. Odnosi się to do możliwości jego weryfikacji, trwałego połączenia z dokumentem, w którym (po podpisaniu) jakakolwiek zmiana musi zostać szybko wykryta oraz niemożliwości (lub trudności) jego sfałszowania.

Dlaczego warto mieć podpis elektroniczny?

Umożliwia on przede wszystkim zaoszczędzenie dużej ilości czasu – zamiast spędzać cały dzień w urzędach, większość spraw załatwia się z jego pomocą bez wychodzenia z domu. Nie trzeba się także martwić o to, czy dokumenty wysłane pocztą dotarły na czas. Te i jeszcze więcej korzyści oferuje system e-Sign od Infinite. Umożliwia on złożenie elektronicznego podpisu z dowolnego miejsca na świecie – wystarczy, że mamy dostęp do internetu i zalogujemy się na swoje konto. Pozwala także na porządkowanie i archiwizację podpisanych pism. Wszystkie umowy, zlecenia, protokoły i inne dokumenty znajdują się w jednym miejscu i łatwo do nich wrócić w każdym momencie. W przypadku e-podpisu kluczowe jest także zadbanie o bezpieczeństwo dokumentów. Twórcy systemu eSign gwarantują także i to – podpisane pliki zabezpieczone są certyfikatem cyfrowym. Każda zmiana w ich treści musi zostać potwierdzona osobnym podpisem i nie można go skopiować dopóki się to nie stanie. Dosyć oczywistą, ale równie ważną korzyścią, jaką niesie za sobą e-podpis jest redukcja kosztów (nie trzeba np. drukować stosu plików) oraz – co za tym idzie – zwiększa się dbałość o środowisko dzięki mniejszemu zużyciu papieru. Osoby pracujące na co dzień z klientami wiedzą, jak bardzo może wydłużyć się czas od momentu zatwierdzenia warunków umowy do otrzymania dokumentu zawierającego podpisy od wszystkich zainteresowanych. Wspomniany system przyspiesza również wszelkie procesy biznesowe. Dzieje się to przede wszystkim dzięki temu, że nie ma konieczności wysyłania pocztą wielu dokumentów oraz wzajemnej wymiany ich kopii. Podnosi to zadowolenie zarówno klienta (skraca się czas finalizacji), jak i pracodawcy (podwładni są bardziej efektywni, ponieważ procesy związane z koniecznością złożenia podpisu trwają znacznie krócej).

Które branże korzystają z e-podpisu?

Jak nietrudno zgadnąć, są to przede wszystkim obszary, w których często zawiera się umowy. Z podpisu elektronicznego korzystają najczęściej działy HR m.in. zatrudniające nowych pracowników. Podobnie jest w przypadku przedstawicieli handlowych, których praca polega na prezentacji oferty zachęcającej do zawarcia umowy przez klienta. E-podpis pomocny jest także w branży związanej z obsługą klienta oraz np. wypożyczalniach samochodów.

Popularność e-podpisu w ostatnich latach to wynik postępującej digitalizacji oraz możliwości, jakie oferuje swoim użytkownikom. Korzystanie z niego z pewnością usprawnia pracę przedsiębiorstwa oraz pozwala zaoszczędzić wiele czasu, który można poświęcić np. na dalszy rozwój własnej firmy. Z tego powodu warto rozważyć wszystkie „za i przeciw” i zastanowić się nad wdrożeniem takiego rozwiązania we własnym biznesie.