Jak wypowiedzieć umowę o pracę? Najczęstsze błędy pracodawców

Wypowiedzenie jest normalnym, zwykłym trybem rozwiązania umowy o pracę. Pomimo powszechności tej instytucji, nadal w praktyce popełnianych jest wiele błędów a przygotowanie i wręczenie wypowiedzenia budzi wiele wątpliwości i pytań pracodawców. Poniżej zostaną przedstawione niektóre z nich.

Okres wypowiedzenia

Kodeks pracy reguluje okresy wypowiedzenia umowy o pracę uzależniając ich długość od zakładowego stażu pracy pracownika.  Okresy te wynoszą: 2 tygodnie – przy zatrudnieniu krótszym niż pół roku, 1 miesiąc – przy zatrudnieniu krótszym niż 3 lata oraz 3 miesiące przy zatrudnieniu powyżej 3 lat. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może jednak nastręczać trudności.

Najczęściej można spotkać się z pytaniami o wliczanie okresu próbnego oraz określenie odpowiedniej długości okresu wypowiedzenia w przypadku wypowiadania umowy na „przełomie” stażu zakładowego uprawniającego pracownika do dłuższego okresu wypowiedzenia.

Przykład 1

Pan Jan był zatrudniony w firmie na okres próbny od 1.05.2018 r. do 31.07.2018 r. Następnie, od 1.08.2018 r. został zatrudniony na czas określony 2 lat. W październiku pracodawca podjął decyzję o wypowiedzeniu umowy z Panem Janem.

Z uwagi na to, że okres próbny nie wlicza się do stażu zakładowego, od którego uzależniona jest długość okresu wypowiedzenia, Pana Jana nadal obowiązuje 2-tygodniowy okres wypowiedzenia.

Przykład 2

Pani Maria została zatrudniona 1.07.2018 r. na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony. Pracodawca zdecydował się na rozwiązanie umowy za wypowiedzeniem pod koniec grudnia 2018 r.

Zastosowanie 2-tygodniowego okresu wypowiedzenia spowoduje, że zakładowy staż pracy Pani Marii będzie dłuższy niż 6 miesięcy. Dlatego pracodawca powinien przyjąć 1-miesięczny okres wypowiedzenia. Umowa ulegnie zatem rozwiązaniu 31 stycznia 2019 r. Gdyby decyzja została podjęta wcześniej (tak, że cały okres wypowiedzenia upłynąłby do 31 grudnia 2018 r.), obowiązującym okresem wypowiedzenia byłby okres 2-tygodniowy. 

O ile okres próbny nie wlicza się do zakładowego stażu pracy (nawet jeżeli pracownik był zatrudniony w takim charakterze kilkukrotnie) to należy pamiętać, że nie dotyczy to wcześniejszych, zakończonych umów o pracę, nawet jeżeli była między nimi przerwa.

Przykład 3

Pan Zbigniew we wrześniu 2018 r. rozwiązał umowę o pracę i przeszedł na emeryturę. W firmie pracował ponad 10 lat. W listopadzie został ponownie zatrudniony na czas określony 12 miesięcy. W styczniu 2019 r. pracodawca postanowił wypowiedzieć umowę o pracę z Panem Zbigniewem. Pomimo tego, że umowa trwała niecałe 3 miesiące, Pana Zbigniewa obowiązuje 3-miesięczny okres wypowiedzenia, ponieważ jego całkowity staż pracy u tego pracodawcy jest dłuższy niż 3 lata.

Dopuszczalność wypowiedzenia i odpowiedni tryb

Zanim jednak pracodawca zacznie obliczać okres wypowiedzenia, powinien sprawdzić czy umowa może w ogóle zostać wypowiedziana. Wypowiedzenie umowy w przypadku pracowników objętych ogólną lub szczególną ochroną trwałości stosunku pracy, będzie wadliwe, a pracownicy będą mogli skutecznie dochodzić roszczeń z tytułu nieprawidłowego rozwiązania umowy. Dla przypomnienia należy wskazać, że dotyczy to np. pracowników podczas usprawiedliwionej nieobecności w pracy (na zwolnieniu lekarskim, urlopie), kobiet w ciąży, czy też pracowników w wieku przedemerytalnym.

Drugim krokiem jaki powinien podjąć pracodawca, jeżeli decyduje się na zakończenie stosunku pracy, jest rozważenie rozwiązania umowy za porozumieniem stron. Być może takie wyjście z sytuacji będzie łatwiejsze do przeprowadzenia. Dlatego też czasami warto przygotować oba warianty i w zależności od przebiegu rozmowy i stanowiska pracownika podpisać porozumienie lub wręczyć wypowiedzenie.

W fazie przygotowawczej nie można także zapomnieć o sprawdzeniu właściwego trybu wypowiedzenia. Pod tym pojęciem może kryć się zarówno konsultacja wypowiedzenia ze związkiem zawodowym reprezentującym danego pracownika, jak również to czy być może pracodawca nie powinien zastosować przepisów ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (tzw. ustawy o zwolnieniach grupowych). Wbrew pozorom, pracodawca może być bowiem zmuszony do zastosowania niektórych przepisów tej ustawy (np. w zakresie wypłaty odprawy) nawet w sytuacji, gdy zwolnieniu będzie podlegał wyłącznie jeden pracownik. Brak konsultacji związkowej jest z kolei naruszeniem procedury, powodującym wadliwość wypowiedzenia i otwierającym pracownikowi drogę do roszczeń z tym związanych.

Wymogi formalne

Przystępując do przygotowania samego wypowiedzenia, należy pamiętać o kilku kwestiach, które decydują o tym, że umowa została wypowiedziana zgodnie z prawem.

Przede wszystkim, wypowiedzenie powinno nastąpić na piśmie. Oświadczenie pracodawcy złożone w jakiekolwiek innej formie (ustnie, mailowo) odniesie swój skutek (zapoczątkuje okres wypowiedzenia) od chwili kiedy pracownik zapozna się z jego treścią, niemniej jednak będzie ono wadliwe. Brak zachowania właściwej formy będzie skutkował możliwością dochodzenia przez pracownika roszczeń w związku z niezgodnym z prawem rozwiązaniem umowy.

W przypadku umowy na czas nieokreślony pracodawca powinien wskazać przyczynę wypowiedzenia. Pełni ona dwojaką rolę – z jednej strony jest wymogiem formalnym samego oświadczenia o wypowiedzeniu, z drugiej – może podlegać ocenie merytorycznej sądu. Pracodawca powinien zatem wskazać rzeczywiste i konkretne (nie pozorne lub wymyślone) powody rozwiązania umowy, w sposób zrozumiały dla pracownika. Innymi słowy z wypowiedzenia powinno wynikać jakie zachowania/braki pracownika spowodowały negatywną ocenę pracodawcy lub jakie inne przyczyny niedotyczące pracownika powodują konieczność rozwiązania umowy (np. likwidacja stanowiska pracy, zmiany organizacyjne). Należy także wspomnieć, że trzecim „wymiarem” przyczyny wypowiedzenia jest możliwość stosowania wspomnianej już ustawy o zwolnieniach grupowych, jeżeli powody rozwiązania umowy nie dotyczą pracownika i sposobu świadczenia przez niego pracy.

Koniecznym elementem wypowiedzenia jest również pouczenie pracownika o prawie odwołania się do sądu pracy. Niedochowanie tego elementu nie będzie jednak skutkowało roszczeniami pracownika z tytułu niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy. Brak pouczenia może być natomiast przesłanką do przywrócenia terminu do złożenia odwołania, jeżeli pracownik mu uchybił.

W związku ze zwolnieniem pracodawca powinien pamiętać również o rozliczeniu się z pracownikiem z jego należności (np. wynagrodzenie za pracę, ekwiwalent za niewykorzystany urlop, odprawa) lub przysługujących mu uprawnień (np. udzielenie dni na poszukiwanie nowej pracy, udzielenie urlopu). Wszystkie te elementy mogą być objęte treścią porozumienia.

Warto wypracować sobie check-listę zagadnień, jakie należy sprawdzić lub przygotować przed wypowiedzeniem umowy o pracę. Ten krok i tak wiąże się z ryzykiem kwestionowania przez pracownika zasadności wypowiedzenia umowy o pracę, a dobrze przygotowane wypowiedzenie minimalizuje przynajmniej możliwość dochodzenia roszczeń pracowniczych ze względu wyłącznie na niedochowanie wymogów formalnych.

Katarzyna Kamińska, radca prawny